ScAI Automatisierung: Wie RPA Prozesse bei SCALTEL revolutioniert

Mit ScAI, unserem eigenen RPA-Bot, haben wir gezeigt, wie intelligente Prozessautomatisierung Abläufe nicht nur schneller, sondern vor allem verlässlicher, stabiler und kundenorientierter macht. Ob Buchhaltung, Controlling oder Vertrieb:
ScAI übernimmt monotone Aufgaben, reduziert Fehlerquellen und schafft Freiräume für das, was Kunden wirklich spüren – präzise Daten, saubere Prozesse, schnellere Antworten und mehr Fokus auf individuelle Betreuung.

Das Erfolgsrezept dahinter?
Fachbereiche + Team Intelligente Systeme + Entwicklerkompetenz.
Diese Kombination macht ScAI zu einem echten Gamechanger.

1. Aktive Rechnungsabgrenzung: 7 Stunden werden zu 30 Minuten

Die Buchhaltung war jahrelang geprägt von manuellen Schleifen:

• Listen abgleichen
• Beträge prüfen
• Summen aufteilen
• Excel-Auswertungen
• Kontrollrunden

Heute erledigt ScAI diesen Prozess komplett automatisch – zuverlässig und fehlerfrei.

Interner Mehrwert

• 7 Stunden → 30 Minuten
• Mehr Kapazität für Qualitätsarbeit und Analyse
• Weniger Routine, mehr Fokus

Kundenvorteile

• absolute Datenkonsistenz für Abrechnungen
• schnellere Bereitstellung von Buchhaltungsinformationen
• deutlich geringere Fehlerquoten, die sich direkt auf Reporting und Transparenz auswirken

Das ist Automatisierung, die Kundenqualität spürbar hebt.

2. Projektabschluss im Controlling: Von 7 Stunden auf 30 Minuten

Gemeinsam mit Tamara aus dem Controlling hat das Team Intelligente Systeme den gesamten Projektabschluss neu gedacht.

ScAI übernimmt heute:

• Datensammlung
• Regelprüfungen
• Validierung
• Ergebnisaufbereitung

Ergebnis intern

• massive Zeitersparnis
• Null-Fehler-Ergebnisse
• klar reproduzierbare Abläufe

Kundenvorteile

• stabile Projektabrechnungen ohne Verzögerungen
• verlässliche Reports, die jederzeit sauber nachvollziehbar sind
• mehr Kapazität für Projektsteuerung, statt für Datensuche
• höhere Gesamtqualität in Projekten

Automatisierung macht hier sichtbar, wie viel Qualität entsteht, wenn Routine verschwindet.

3. Vollautomatisierte Kosatec-Aufträge im Vertrieb

Im Vertrieb zählt jede Minute, besonders bei Großaufträgen.

Früher: Artikel recherchieren, Angebote erstellen, E-Mails versenden, Infos weitergeben.
Heute erledigt ScAI den kompletten Ablauf:

• verarbeitet Listen
• sucht Artikel im NAV
• erstellt automatisch Angebote
• verschickt sie an die Vertriebsmitarbeiter
• informiert relevante Ansprechpartner
• arbeitet übergreifend für die gesamte SCALTEL Gruppe

Interner Effekt

• · weniger Routineaufwand
• · höherer Durchsatz
• · konsistente Daten in allen Systemen

Kundenvorteile

• schnellere Reaktionszeiten bei Anfragen
• präzise Angebote ohne Nacharbeiten
• absolut konsistente Daten – über alle Gesellschaften hinweg
• mehr Zeit für persönliche Beratung und Lösungsorientierung

Mehr Geschwindigkeit und Präzision – das spürt der Kunde direkt.

Der Mensch hinter ScAI? Ignazio 

ScAI ist kein Projekt „von der Stange“. Er ist das Ergebnis von technischem Tiefgang, Pragmatismus und Ausdauer. Ignazio entwickelt, verfeinert und erweitert den Bot kontinuierlich – immer im engen Austausch mit den Fachbereichen. Dadurch wird ScAI nicht nur betrieben, sondern von Monat zu Monat intelligenter. 

Das ist Automatisierung, wie sie sein soll: Mensch + KI als Team.

ScAI schafft Raum für das, was Kunden wertschätzen

ScAI arbeitet inzwischen über 50 Tage pro Jahr für uns – zuverlässig, skalierbar und rund um die Uhr.
Damit gibt er unseren Teams Zeit für die Themen, die echte Kundennähe ausmachen:

• Kommunikation & Betreuung
• Analyse & Qualität
• Projekterfolg
• Innovation

Je mehr Aufgaben ScAI übernimmt, desto stärker profitieren sowohl die Teams als auch unsere Kunden.